Uso Apropiado del Correo Electrónico (Email)
Con el pasar de los días, el uso de las herramientas de comunicación digital se hace cada vez mas natural y frecuente, incluso a veces más frecuente que la comunicación hablada. A pesar de que cada día es más y m´sa importante este tipo de comunicación, vemos como gradualmente se va desvirtuando la integridad de la comunicación y cómo cada vez menos personas se preocupan por la calidad de lo que envían (por email, por ejemplo).
Lo que muchos parecen ignorar es que la comunicación digital es básicamente ESCRITA y que es necesario SABER REDACTAR. En nuestros 16 años de experiencia con el tema del diseño de páginas web hemos notado que una muy reducida porción de nuestros clientes y colegas tienen habilidades aceptables de redacción y comunicación escrita.
Aquí algunas cosas a tener en cuenta a la hora de escribir un Correo Electrónico o E-mail.
1.- El Subject o u "objeto" de tu correo debe ser una breve descripción de "de qué trata el mensaje" . Es un TITULO. No tomes un mensaje de hace tres meses y le hagas "Responder" dejando el subject de hace 3 meses; confundes al lector y las probabilidades de que tu mensaje sea leído son menores. Quienes leemos muchos correos al día valoramos muchísimo el buen uso de los asuntos en los emails.
2.- No re envíes cadenas sobre niñas enfermas que piden que envíes el email a todos tus amigos, ni mensajes que te aseguran que alguien en desgracia va a recibir un centavo de dolar por cada correo que envíes; si vas a enviar cadenas religiosas, motivacionales o chistosas, asegúrate de que a quien se las envías está complacido con esto y quiere recibir ese tipo de emails tuyos. Revisa esta pagina que tiene un Power Point donde habla mas claramente sobr el tema de los engaños por emails y los spam.
3.- Si vas a enviar un archivo adjunto, verifica que el nombre de lo que está enviando esté relacionado con su contenido. Si vas a enviar varios archivos al mismo tiempo, considera el comprimirlo con alguna herramienta para dicho fin, como WinZip o WinRar.
4.- Si vas a enviar un archivo más grande que 20 megas, te informamos que es posible enviar UN email con UN link a un archivo grande, comprimido, en vez de enviar numerosos e - mail con muchos adjuntos cada uno.
5.- REVISA tu mensaje antes de enviarlo y procura ser conciso y preciso. Usa Subtítulos si estas tratando varios temas. Aprovecha la herramienta de cambiar el tamaño al texto para separar los diferentes temas en el Email. Jerarquiza y organiza la información. No escribas todo un bloque todo pegado; las posibilidades de que lean TODO lo que escribiste son mucho menores de esa forma.
Trata de hacer un esfuerzo por leer lo que escribiste con calma y ponerte en los zapatos de tu lector, analizando la redacción y ortografía. Para emails importantes, recomendamos leerlo un mínimo de 3 VECES. No te imaginas cuantos disparates puedes encontrar al re leer un email que acabas de escribir (y si estás alterado, mucho mas).
6.- RESPONDE TUS CORREOS. Es muy desagradable escribir que que no te respondan ¿verdad?. En el entorno profesional, el no responder correos es una práctica un poco mas aceptada pero que denota poco profesionalismo, desconfiabilidad (o también : "no le voy a dar mi dinero a este charlatán"). En algunos casos, sabemos que es muy complejo responder todos los correos pues no es solo " responder" sino que hay que pensar o tomar decisiones que quizas uno no quiera tomar en ese momento. Lo adecuado es responder y pedir un tiempo ya sea para analizar o para revisar; la excusa del gran volumen de trabajo siempre funciona. Luego de aplazar tu respuesta, puedes agregar una nota en tu agenda o " To Do List" para responder el correo. Es mucho mejor tarde que nunca.
7.- NO USES SIEMPRE MAYÚSCULAS. Ni texto en rojo, ni texto en negrita. No sólo es simplemente Molesto, sino que son códigos comunicativos de los que hay que estar conscientes:
- DECIR ALGO EN MAYÚSCULAS EQUIVALE A SUBIR LA VOZ.
- Decir algo en negritas equivale a enfatizar o resaltar algo ( como cuando abrimos mas los ojos cuando hablamos o levantamos las manos)
- Escribir en rojo equivale a que algo está MAL o que lo que se está diciendo es un reclamo.
8.- La regla de las 24 horas: Si recibes un email que te irrita, nunca lo contestes inmediatamente. Tómate un día entero para pensar si conviene hablar con esa persona (o, al menos, redactar la respuesta más cuidadosa). Una vez que empieza el ida y vuelta de emails explosivos, la intención original queda en el olvido y los rencores ganan el centro de la escena, dañando seriamente la relación.
9.- Tampoco esperes que te respondan inmediatamente, No te irrites ni escribas varios correos solicitando respuesta.
